Как работать с электронными больничными работодателю

Электронный больничный — как работает

Как работать с электронными больничными работодателю

Электронный больничный — что он значит для кадровиков

С какими больничными будет работать бухгалтерия

Электронный больничный — как работает

В результате внесения изменений в действующее законодательство (ст. 13 закона «Об обязательном соц. страховании на случай временной нетрудоспособности…» от 29.12.2006 № 255-ФЗ и ст. 59 и 78 закона «Об основах охраны здоровья граждан в РФ» от 21.11.2011 № 323-ФЗ) с 01.07.2017  наравне с листами нетрудоспособности в бумажном виде в документооборот были введены электронные больничные листы (далее — ЭБЛ).

Введение в систему документооборота ЭБЛ уменьшило роль работодателя в процессе оформления больничного листа с момента фиксации факта заболевания работника до момента перечисления ему пособия по нетрудоспособности. Непременными элементами такой схемы стали в итоге:

• подключение к информационной системе ФСС работодателя пациента;
• письменное согласие пациента на использование электронного больничного.

Весь цикл применения ЭБЛ представляет собой процедуру, в которую входят следующие этапы:

Дача согласия заболевшим работником на применение электронного больничного.

Формирование медучреждением ЭБЛ (его оформление при помощи электронной цифровой подписи и передача в базу данных соцстраха). Пациенту при этом выдается номер сформированного больничного.

Сообщение работником номера своего листка нетрудоспособности работодателю.

Оформление ЭБЛ работодателем.

Выплата работодателем сотруднику пособия по нетрудоспособности.

Возмещение затрат работодателя соцстрахом.

Как работать с электронными больничными работодателю

Несмотря на то, что в обновленной схеме работы с листками нетрудоспособности (в электронном виде) роль работодателя минимизирована, на организациях лежит одна из основных задач — подключение к информационной системе ФСС. На законодательном уровне данная процедура в настоящее время не урегулирована, существует лишь проект постановления Правительства РФ «Об утверждении Порядка информационного взаимодействия страховщика, страхователей, медицинских организаций и федеральных государственных учреждений медико-социальной экспертизы по обмену сведениями в целях формирования листка нетрудоспособности в форме электронного документа», который пока в действие не введен.

На практике участие в электронном документообороте при оформлении больничных листов требует от организаций регистрации в личном кабинете на сайте ФСС по адресу http://lk.fss.ru/.

Регистрация там делает доступными следующие функции:

• запрос и получение данных о новых ЭБЛ с реквизитами;
• распечатку больничных листов;
• отправку ЭБЛ в формат xml с возможностью последующего направления сформированных реестров больничных листов по предприятию в соцстрах;
• сохранение и последующий просмотр переданных в систему ФСС реестров больничных;
• отслеживание выплат, осуществленных соцстрахом в качестве прямых выплат;
• обращение в ФСС в электронном виде с возможностью сохранения поданных обращений и дальнейшего поиска обращений по реквизитам;
• запись на личную консультацию к специалистам ФСС.

Функции по дооформлению ЭБЛ возлагаются на кадровых и/или бухгалтерских сотрудников предприятий.

Электронный больничный — что он значит для кадровиков

Как и в отношении бумажных форм листков нетрудоспособности, в ЭБЛ от работодателя требуется заполнить свою часть, занеся в форму информацию:

• об организации-работодателе;
• страховом стаже работника;
• условиях начисления пособия и т. д.

Как правило, работа с этими сведениями входит в обязанности кадровых работников. В процессе дооформления ЭБЛ кадровым работникам потребуется выполнить следующие действия:

Войти в личный кабинет на сайте ФСС посредством использования логина и пароля учетной записи на сайте «Госуслуги».

После входа в личный кабинет выбрать сертификат электронной подписи из списка, который предложит система.

Первая закладка — «Электронные листки нетрудоспособности» — включает в себя сведения о сотруднике (Ф. И. О., СНИЛС), номер и дату выдачи больничного листа, временные рамки заболевания, статус листка нетрудоспособности («Пособие уплачено» или «Заполнен страхователем»). Для заполнения требуемых данных необходимо в предложенном списке выбрать искомый ЭБЛ и нажать кнопку «Получить ЛН».

В появившейся форме выбрать вкладку «Заполняется работодателем» и ввести необходимые данные, сохраняя сведения нажатием соответствующей кнопки.

Система позволяет редактировать данные, сообщая об ошибке, либо отправлять дополнительную документацию по требованию.

Отслеживание статуса ЭБЛ осуществляется при помощи одного из журналов:

• обмена данными;
• реестров;
• пособий.

Каждый из журналов находится в отдельной вкладке на главной странице.

С какими больничными будет работать бухгалтерия

При работе с ЭБЛ необходимо иметь в виду, что:

В настоящее время подключение к информационной системе ФСС и использование в работе ЭБЛ не является обязанностью работодателей.

Даже если работодатель участвует в электронном документообороте листков нетрудоспособности, выбор именно такой формы больничного не является обязательным для пациента.

Таким образом, даже если организация является участником электронного документооборота листков нетрудоспособности, в своей работе сотрудники бухгалтерии могут столкнуться с больничными как в электронной, так и в бумажной форме. При этом основы начисления выплат по больничным листам не меняются и не находятся в зависимости от формы больничного листа. От формы выданного работнику листка нетрудоспособности, будет зависеть лишь процедура получения компенсации от ФСС за выплаченное сотруднику пособие по нетрудоспособности.

Если компания не имеет проблем с компьютеризацией и подключением к интернету, документооборот листков нетрудоспособности в электронном виде может стать хорошей альтернативой прежнему варианту. Если же компания не желает использовать электронную площадку ФСС, то процесс возврата выплаченных сотрудникам пособий останется прежним — с передачей бумажных больничных листов в соцстрах.

***

Таким образом, глобально электронный документооборот листков нетрудоспособности призван минимизировать возможности подделок больничных, а также упростить и скомпенсировать участие в оформлении больничной документации работодателя. Однако в настоящее время общий механизм обращения ЭБЛ, несмотря на внедрение этой системы в некоторых регионах ранее, находится на начальном этапе и нуждается как в законодательном урегулировании, так и в практической наработке.

***

Еще больше материалов по теме — в рубрике «Больничный лист».